Checkliste Hochzeitsvorbereitungen vom Ablauf bis zum Budget

Allein beim Gedanken daran, eine gesamte Hochzeit zu planen, verzweifeln viele Brautpaare. Diese Checkliste für die Hochzeitsvorbereitung leitet dich durch alle Bereich der Hochzeitsplanung, vom Ablauf bis zum Bugdet!

Welche Aufgaben vor eurem großen Tag zu erledigen sind und welche wichtigen Kleinigkeiten oft vergessen werden, zeigen wir euch in diesem Beitrag. Wir empfehlen euch diese Checkliste durchzugehen und die darin aufgeworfenen Fragen zu klären. Die Reihenfolge der Liste in nicht verbindlich, allerdings in den meisten Fällen treffend. So wird eure Hochzeitsfeier ein garantierter Erfolg!

Eine kleine Checkliste:

1. Seid nie beide gleichzeitig sauer.
2. Eltern über das bevorstehende Fest informieren
3. Den Hochzeitstermin festlegen
4. Welchen Rahmen wollt ihr eurem Hochzeitsfest geben?
5. Heiratet ihr kirchlich oder nur standesamtlich?
6. Wird die Ehe mit einem/einer Ausländer/in geschlossen?
7. Erkundigt euch beim zuständigen Standesamt nach den erforderlichen Papieren, die für die Eheschließung erforderlich sind
8. Wie finanziert ihr eure Hochzeitsfeier? Übernehmen die Eltern einen Teil der Kosten?
9. Stellt einen Kostenplan auf
10. Wer soll Trauzeuge sein?
11. Restaurants und Hotels besuchen, Angebote einholen und Preise vergleichen
12. Eventuell ein Probeessen gönnen, eventuell einen Cateringservice auswählen
13. Aufgebot beim Standesamt bestellen
14. Termin mit dem Pfarrer vereinbaren
15. Die Gästeliste aufstellen und mit den Eltern besprechen
16. Termin im Restaurant/Hotel bzw. mit dem Partyservice fixieren
17. Plant ihr eine Hochzeitsreise? Denkt auch an die erforderlichen Impfungen, welche oft schon viel früher verabreicht werden müssen.
18. Hochzeitsautos oder Bus für die Gäste mieten
19. Preisvergleich für die Vergabe des gesamten Druckauftrages einholen (Einladungskarten, Tischkarten, Menükarten)
20. Macht euch Gedanken zur Hochzeitsgarderobe
21. Gästeliste finalisieren und ggf. Save-the-Date Karten und Antwortkarten versenden
22. Programm für die Hochzeitsfeier festlegen
23. er ist der Zeremonienmeister bei der Hochzeit? Übernehmen Freunde, Geschwister oder die Musiker diese Aufgabe?
24. Hochzeitsgarderobe einkaufen
25. Wenn ihr einen Ehevertrag schließen wollt: guten Rechtsanwalt aufsuchen
26. Gästeliste überprüfen, Zu- und Absagen sortieren, eventuell noch einmal nachtelefonieren
27. Hochzeitseinladungen ggf. mit Wunschliste für Geschenke verschicken
28. Übernachtungsmöglichkeiten für auswärtige Gäste reservieren
29. Ablauf der kirchlichen Trauung besprechen und ggf. in einem Kirchenheft für die Gäste aufbereiten
30. Hochzeitsmenü festlegen und Probeessen vereinbaren
31. Menükarten mit dem finalisierten Menü erstellen
32. Eventuell zum Eheseminar anmelden
33. Überprüft nochmals eure Kosten
34. Wer nimmt am Hochzeitstag Geschenke und Blumen in Empfang?
35. Eheringe kaufen und ggf. gravieren lassen
36. Polterabend organisieren
37. Brautstrauß und Blumen bestellen
38. Hochzeitstorte aussuchen und bestellen
39. Ggf. passenden Cake Topper zur Hochzeitstorte auswählen
40. Friseurbesuch und Kosmetiktermin vereinbaren, eventuell vorher testen
41. Wer fährt am Hochzeitstag euer Auto?
42. Um Hochzeitsextras kümmern, wie zum Beispiel Gästebuch oder Gastgeschenke
43. Passt die Hochzeitsgarderobe? Schuhe eventuell einlaufen, Änderungen an der Garderobe frühzeitig vornehmen lassen.
44. Hochzeits- bzw. Geschenkliste auflegen
45. Gästeliste ein letztes Mal überprüfen
46. Tischordnung festlegen und ggf. Sitzplan, Tischkarten und Tischnummern erstellen. Tipps für die Sitzordnung findet ihr in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema
47. Trauringe vom Gravieren abholen
48. Eventuell Vermählungsanzeige aufgeben
49. Braut-MakeUp ausprobieren
50. Generalprobe mit den Blumenkindern in der Kirche
51. Letzte Details für den Ablauf des Hochzeitstages mit den Familien abstimmen
52. Auf Wunsch Pläne für die Fahrt zur Kirche oder ins Hotel ausgeben
53. Wie kommen die Hochzeitsgäste nach der Feier nach Hause? Soll ein Taxiservice beauftragt werden?
54. Hochzeitsfest in vollen Zügen geniessen
55. Nach der Hochzeit: Danksagungskarten versenden
56. Versicherungen prüfen
57. Dokumente umschreiben lassen

Weitere Faktoren für die Planung

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Punkte aufgelistet, die ihr in eurer Planung berücksichtigen solltet:

• Seid nie beide gleichzeitig sauer.
• Feiert ihr eine standesamtliche und kirchliche Trauung am selben Tag oder verteilt ihr beides auf zwei Tage?
• Wie lange braucht ihr beim Friseur für Frisur und Make-Up?
• Wie lange dauert die Fahrzeit zum Friseur und/oder zur Kosmetikerin?
• Wann müsst ihr euch ankleiden und wie lange brauchen ihr dafür?
• Wie lange dauert die Fahrt zur Kirche und zum Standesamt? Müssen hier noch Parkgenehmigungen eingeholt werden oder könnt ihr einen Parkplatz reservieren?
• Gibt es ein Mietfahrzeug, wenn ja, wann holt euch dieses ab? Muss das Fahrzeug eventuell noch geschmückt werden?
• Um welche Uhrzeit sollen die Gäste bei der Kirche bzw. dem Standesamt eintreffen? Wurden Wegbeschreibungen verschickt oder sollte dies nich gemacht werden? (Dies soll Wartezeiten auf besondere Gäste verhindern)
• Wie lange wird die Trauung am Standesamt dauern? Der Standesbeamte kann euch die Dauer sicher vorab ca. bekannt geben.
• Besprecht mit eurem Pfarrer, wie viel Zeit die kirchliche Zeremonie in Anspruch nehmen wird.
• Wie viele Gäste erwartet ihr in der Kirche? Gibt es genug Parkplätze oder soll jemand die Gäste zu anderen Parkplätzen umleiten? (Dies soll Wartezeiten auf besondere Gäste verhindern)
• Sind vor oder nach der kirchlichen Trauung noch spezielle Einlagen geplant? Wie lange werden diese dauern?
• Wir der Sektempfang/die Agape direkt nach der kirchlichen Trauung stattfinden oder erst beim Eintreffen der Gäste in der Lokalität der Feierlichkeit?
• Wie lange dauert die Fahrt im Konvoi von der Kirche zum Lokal?
• Passen Sie dementsprechend den geplanten Zeitpunkt für Empfang, Essen, etc. an.

Auch die Budgetplanung ist wichtig

Da es heute kaum noch üblich ist, dass die Eltern die Hochzeit bezahlen, ist ein detaillierter Kostenplan unumgänglich. Schließlich soll es nach der Traumhochzeit kein böses Erwachen geben. Setzt euch also mit einer Tasse Kaffee oder Tee gemütlich zusammen und besprecht sämtliche anfallenden Ausgaben. Sparen ja - aber nicht am falschen Ort! Ob ihr den neuesten Boyfriend eurer Cousine mit einladet, das könnt ihr euch schon überlegen, aber am Brautkleid und den wirklich bleibenden Erinnerungen sollte nicht gespart werden.

Spätestens jetzt solltet ihr euch über den Rahmen, in dem ihr feiern wollt, klar werden. Auch eine Gästeliste kann nun erstellt werden. Wenn euer Budget knapp ist, bittet doch Verwandte und Freunde, deren Geschenke in Naturalien zu machen. Die Trauzeugin könnte beispielsweise die Hochzeitstorte spendieren, der betuchte Onkel die Musikkapelle bestellen und die Oma schenkt vielleicht die Hochzeitsnacht in der Hotel-Suite. Besonders bei Paaren, die schon längere Zeit zusammen leben und deren Haushalt damit schon komplett ist, ist es nicht mehr unüblich die Gäste um Geldgeschenken zu bitten. Für eine entsprechend dezente Formulierung in der Einladung stehen in unserer Sammlung diverse Sprüche zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit die Kosten unter Kontrolle zu halten ist die Beauftragung eines Hochzeitsorganisators (Weddingplanner). Dieser hat bereits konkrete Erfahrungen und Preisauskünfte und kann euch so rasch sagen, was ihr für euer Budget erwarten könnt und dürft.

Eine Beispielhafte Budgetliste

Um euch eine Orientierung zu bieten, mit welchen Kosten ihr in den einzelnen Teilbereich ungefähr zu rechnen habt, haben wir unterhalb eine detaillierte Budgetliste zusammengetragen. Bitte versteht die angegebenen Preis als ungefähr Preise, eine genaue Preisauskunft erhaltet ihr von eurem jeweiligen Anbieter.

• Einladung, Tischkarten, etc. von € 3 bis € 7 pro Karte
• Polterabend pro Person ca. € 25 bis € 40
• Brautkleid ab ca. € 850
• Hochzeitsanzug ab ca. € 550
• Accessoirs - Kopfschmuck von € 50 - 100
• Accessoirs - Schleier ab € 65
• Accessoirs - Schuhe ab € 80
• Accessoirs - Handschuhe von € 30 - 65
• Accessoirs - Dessous ca. € 130
• Accessoirs - Hemd und Krawatte ca. € 130
• Kleidung Blumenkinder (evtl. mieten), je Kleid/Anzug ca. € 130
• Brautfrisur und Make-Up von € 160 - 230
• Standesamtgebühren - je nach Standesamt unterschiedlich
• Kirchliche Trauung - Geldspenden, ca. € 30 - 65
• Kirchliche Unterhaltung ca. € 700
• Aperitif pro Person ca. € 15
• Restaurant Menü und Getränke pro Person ca. € 100
• Party-Service (ohne Infrastruktur) pro Person ca. € 50
• Hochzeitstorte pro Stück ab ca. € 5
• Trauringe (Paar) ab ca. € 550
• Blumen - Blumensträusse (Braut, Trauzeugin), ca. € 130
• Blumen - Herrenanstecker ca. € 13
• Blumen - für die Kirche ab ca. € 320
• Blumen - für das Auto ca. € 100
• Blumen - je Tisch ab ca. € 30
• Hochzeitsberatung pro Stunde ca. € 60
• Fünf-Mann-Band live (6 Stunden) ca. € 2.100
• Duo/DJ (6 Stunden) ca. € 950
• Tauben ab € 100
• Limousine (4 Stunden mit Chauffeur) ab ca. € 650
• Fotograf (ganzer Tag inkl. Album) ab ca. € 1.800
• Videofilmer (ganzer Tag inkl. Schnitt) ab ca. € 1.600
• Hochzeitsnacht in Hotel-Suite ab ca. € 300
• Trinkgeld (Servicepersonal, Chauffeur) pro Person ca. € 5 - 15

Checkliste für das Jahr vor der Hochzeit

12 - 6 Monate vorher

• Ehe Vertrag
  Ist dieser notwendig (siehe Beitrag Das Eherecht), wenn ja sich Gedanken über den Ehevertrag machen.
• Terminauswahl
  Allgemeine Feiertage und Urlaubszeiten beachten. Zu besonderen Datumszahlen sind Standesamt und Kirche schnell ausgebucht!
• Zivile Trauung
  Den Hochzeitstermin mit dem Zivilstandesamt besprechen. Der Termin kann teilweise frühestens sechs Monate vorher vereinbart werden. Die Trauung kann nur im amtlichen Trauungslokal stattfinden.
• Kirchliche Trauung
  Mit dem Wohnsitzpfarrer wahlweise der Braut oder des Bräutigams (und dem Pfarrer der Trauungskirche) Termin vereinbaren.
• Dokumente
  Östereichische Staatsbürger benötigen:
  Geburtsurkunde
  Staatsbürgerschaftsnachweis
  Meldezettel
  Der Meldezettel darf am Trauungstermin nicht älter als 6 Monate sein.
• Familienname
  Sich über den künftigen Namen einigen und beim Gespräch mit dem Zivilstandesbeamten besprechen. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Der Name der Eheleute
• Trauzeugen, Brautjungfern, Blumenkinder und Ringträger
  Überlegen Sie sich, wer jeweils als Trauzeuge in Frage kommt. Wünsche den Trauzeugen bekannt geben und Budget zur Verfügung stellen. Trauzeugen bestimmen, aber Trauzeugen auch entlasten, indem das Brautpaar das Gerüst und die Zeitplanung im Vorfeld definiert. Brautjungfern, Blumenkinder und Ringträger bestimmen.
• Budget und Prioritäten
  Allgemeinen Kostenplan erstellen. Dinge die man besonders schätzt (fotografische Erinnerungen, schöner Blumenschmuck, gutes Essen, etc.) besonders priorisieren. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Budgetliste.
• Hochzeitsgarderobe
  Hochzeitsgarderobe für die Braut und den Bräutigam auswählen. Neben dem Kleid gilt es auch Schuhe, Schleier, Handschuhe und Accessoires auszusuchen. Werden ausserdem spezielle Unterwäsche und Strümpfe benötigt? Beachten Sie auch die Dauer von Änderungen am Brautkleid von einigen Wochen! Mieten ist nicht immer sinnvoll und günstiger. Eine weitere Möglichkeit sind z.B. Second-Hand-Brautkleider.
• Hochzeits-Service
  Nutzen Sie die Kontakte und Erfahrungen von Hochzeitsorganisatoren (Weddingplannern). Eine Beratungsstunde oder Vermittlung kostet weniger als ein Prozent Ihres Hochzeitsbudgets.
• Fahrzeug
  Entschieden Sie sich für das Brautfahrzeug Ihrer Wahl.
• Gästeliste
  Die Gästeliste erstellen. Danach in nahe gelegenen Hotels Zimmer reservieren.
• Empfang
  In Frage kommende Restaurants und Hotels aufsuchen. Für einen Empfang im Partyzelt mindestens drei Angebote von Verleihfirmen einholen.
• Catering
  Das festgelegte Budget bestimmt die Kosten für Speisen und Getränke. Bei einem Empfang im Restaurant oder Hotel können Getränke, Canapés, Menü, Hochzeitstorte, Service und manchmal auch Musik im Angebot enthalten sein. Vom Caterer Muster verschiedener Menükarten zeigen lassen. Unbedingt die Zeitabfolge klären. Ein guter Caterer bietet Probeessen in seiner Niederlassung an. Caterer oder Floristen mit Blumenschmuck für die Tische beauftragen.
• Menü-Vorschläge
  Budget und Wünsche dem Gastronom offen darlegen. Entscheiden Sie sich erst zwei bis drei Monate vor der Hochzeit verbindlich für ein Menü. Einige Gastronomen bieten ein Probeessen an. Überzeugen Sie sich von der angebotenen Qualität. Achten Sie auch auf Lebensmittelunverträglichkeiten von Verwandten oder Bekannten. Ihr Gastronom berät Sie dazu gerne.
• Drucksachen
  Angebote von Druckereien für Einladungs-, Tisch- und Menükarten einholen. Lassen Sie sich Muster zeigen um die angebotene Qualität abschätzen zu können.
• Blumenschmuck
  Einen Floristen mit Gespür für Ihren persönlichen Geschmack aussuchen. Den Auftrag sofort schriftlich bestätigen, da gute Floristen sehr begehrt sind.
• Hochzeitsreise
  Ziel der Hochzeitsreise festlegen, Reisepässe überprüfen (Gültigkeitsdatum) und an allfällige Impfungen denken (Ihr Apotheker berät Sie dazu gerne). Alle Papiere sollten die gleichen Namen aufweisen (Pass, Kreditkarte). Urlaub für die Reise beantragen.
• Fotograf/Videograf
  Fotografen und/oder Videografen aussuchen, sich beraten lassen und Termin festlegen. Lassen Sie sich auch hier Beispielarbeiten zeigen. Stellen Sie sicher, dass der Stil des Fotografen zu Ihrem Stil passt. Die Kosten und den Preis der Abzüge/Alben besprechen. Pfarrer und Standesbeamten bitten, während der Trauung fotografiern/filmen zu dürfen.
• Musik
  Sänger, Musiker oder DJ für die Kirche und die Abendveranstaltung aussuchen und buchen.

6 Monate vorher

• Kirchliche Trauung - Ehevorbereitungskurs
  Eheseminar/Partnerkurs für Brautpaare (Ehevorbereitungskurs) buchen und besuchen.

6 - 4 Monate vorher

• Kirchliche Trauung - Trauungsprotokoll
  Trauungsprotokoll mit dem Ortspfarrer oder dem Trauungspriester / Trauungsdiakon aufnehmen und Trauungsgespräch führen.
• Trauungsablauf
  Mit dem Pfarrer den Ablauf der Zeremonie, Musik und Lesungen besprechen.
• Hochzeitsgäste, Einladungskarten
  Vermählungsanzeige inkl. Einladungskarten und Anmeldemodalitäten verschicken. Für auswärtige Gäste Lageplan vom Treffpunkt mitsenden. Achten Sie darauf, dass sich alle Gäste anmelden, sonst haben Sie womöglich zu viele Essen und Getränke bestellt die später dennoch bezahlt werden müssen.
• Reservierungen
  Übernachtungswünsche der auswärtigen Gäste einholen. Entweder direkt an die jeweiligen Hotes vermitteln oder selbst Reservierung durchführen (Achtung in diesem Fall treffen Sie etwaige Stornokosten).
• Hochzeitsnacht
  Trauungsprotokoll mit dem Ortspfarrer oder dem Trauungspriester / Trauungsdiakon aufnehmen und Trauungsgespräch führen.
• Wunschliste
  Sich Gedanken über die Geschenke machen. Eventuell einen Fachhändler für einen Hochzeitstisch aufsuchen oder ggf. Einladung bereits entsprechend formulieren.
• Geschenke für Braut und Bräutigam
  Geschenke für einander und für die Eltern aussuchen.
• Eheringe
  Die Eheringe aussuchen und bestellen.
• Tanzkurs
  Eventuell zum Tanzkurs für Brautpaare anmelden oder ggf. eine Privatstunde zur Auffrischung buchen..
• Frisur und Make-Up
  Für den Hochzeitstag einen Friseurtermin, am besten zu Hause, ausmachen. Eventuell einen Termin für eine Probefrisur vereinbaren.
• Hochzeits-Service
  Festablauf mit dem Hochzeitsorganisator (Weddingplanner) besprechen und vereinbaren.

3 - 2 Monate vorher

• Zivile Trauung
  Beim Gespräch mit dem Standesbeamten die Trauung und den Familiennamen besprechen.
• Trauzeugin
  Gemeinsam die Kleider aussuchen. Die Farbe weiss ist der Braut vorbehalten.
• Blumenkinder
  Den Ablauf mit den Blumenkindern oder den Eltern der Blumenkinder besprechen.
• Hochzeitskleidung
  Brautkleid und Anzug anprobieren. Ggf. Änderungen durchführen lassen.
• Frisur und Make-Up
  Termin zur Besprechung des Make-Ups und der Frisur vereinbaren.
• Hochzeitstorte
  Gewünschte Torte mit dem Konditor besprechen und bestellen.
• Ablauf der Feier
  Den groben Programmablauf der Hochzeitsfeier schriftlich festhalten. Wenden Sie sich für eine Beratung an einen Hochzeitsplaner (Weddingplanner).
• Transport
  Transportmöglichkeiten für die Fahrt zum Standesamt, zur Kirche und zur Feier festlegen und ggf. buchen/anmieten.
• Polterabend
  Den Polterabend planen und die Gästeliste erstellen.
• Versicherungen
  Lassen Sie von Ihrem Versucherungsmarkler Ihre Versicherungen prüfen. Oft gibt es Sonderrabatte für Ehepaare oder eventell können Einsparungen durch Zusammenlegung zweier Haushalte erreicht werden.

Einen Monat vorher

• Polterabend
  Freunde und Verwandte formlos, etwa via Email oder Telefon, zum Polterabend einladen.
• Zeremonienmeister
  Einen Zeremonienmeister oder eine Zeremonienmeisterin ernennen, der/die den Ablauf der Feier überwacht.
• Fest-Organisation
  Aufgaben für die freiwilligen Helfer festlegen. Diese Einteilungsaufgabe eventell dem Trauzeugen überlassen.
• Tischordnung
  Tischordnung für die Feier festlegen, einen Sitzplan zeichnen und mit dem Restaurant besprechen, damit dort entsprechend gedeckt werden kann.
• Rede
  Eine Begrüßungsrede und Danksagung einstudieren.
• Blumenschmuck
  Brautstrauss, Blumenschmuck für das Auto, die Kirche und die Feier mit dem Floristen besprechen und bestellen. Ansteckblumen für die Gäste nicht vergessen.
• Hochzeitsschuhe
  Schuhe für die Hochzeit einlaufen.
• Fotos und Video
  Mit dem Fotografen bzw. Videografen den Ablauf der Hochzeit besprechen. Wo darf wann fotografiert/gefilmt werden.
• Unterhaltung
  Die technischen Voraussetzungen für die Musik in der Kirche und im Festsaal mit den beteiligten Personen abchecken.
• Kinder
  Aufmerksamkeiten für die Kinder besorgen. Ein Kindertisch und die Möglichkeit als Kind in der Küche ein Kindermenü bestellen zu können, macht das Fest zum besonderen Erlebnis für die Kleinen.
• Transportmöglichkeiten
  Transportmöglichkeiten für die Gäste organisieren.
• Hochzeitsanzeige
  Hochzeitsanzeige in der Zeitung Ihrer Wahl aufgeben.

Zwei Wochen vorher

• Ablaufplan/Zeitplan
  Ablaufplan noch einmal kontrollieren und mit den Beteiligten (Pfarrer, Gastronom, Unterhalter, Trauzeugen, etc.) durchgehen.
• Restaurant/Partyservice
  Dem Koch bzw. dem Partyservice die endgültige Anzahl der Gäste sowie etwaiger Besonderheiten (Lebensmittelunverträglichkeiten, Vegetarier, etc.) durchgeben.
• Flitterwochen
  Letzte Vorbereitungen für die Hochzeitsreise treffen. Geld wechseln, Reiseführer besorgen und lesen, Ferienlektüre besorgen, Feriengarderobe ergänzen.
• Trauringe
  Trauringe abholen, Gravur und Grösse überprüfen.
• Geschenkliste
  Eine Gästeliste anfertigen auf der alle Geschenke vermerkt werden können (als Referenz für die Dankeskarten).
• Überraschungsgäste
  Daran denken, dass auch für Überraschungsgäste im Standesamt und der Kirche ein Plätzchen frei ist. In der Regel gibt es jedoch nur sehr wenige Überraschungsgäste, was die Kalkulation für Sie einfacher macht.
• Hochzeitskleid
  Letzte Anprobe nach eventuellen Änderungen am Kleid.

Eine Woche vorher

• Geschenke
  Jemanden organisieren der sich um die Geschenke kümmert, die für das Brautpaar auf der Feier abgegeben werden. Klebeetiketten und Stifte bereistellen, damit die Geschenke mit Namen versehen werden können. Eventuell auch Gästeliste verwenden und Geschenke eintragen.
• Trinkgelder
  Kuverts mit Trinkgeldern anschreiben und den Trauzeugen übergeben.
• Gagen
  Künstlergagen werden am Hochzeitstag z.T. bar bezahlt.
• Hochzeitsreise
  Das Urlaubsgepäck zusammenstellen.

Einen Tag vorher

• Endkontrolle
  Den Ablauf noch einmal durchgehen.
• Wellness
  Eventuell zur Maniküre und Pediküre gehen und ausruhen.